VIỆC THỰC HIỆN HỒ SƠ QUẢN LÝ HỌC SINH
TẠI CÁC TRƯỜNG PHỔ THÔNG
Nguyễn Huỳnh Vân
Hồ sơ sổ sách, con số không biết nói. Nếu con người thực hiện đúng và đủ, nó sẽ nói hộ cho con người
Người viết
Lời người viết: Nội dung bài viết là những vấn đề không có gì mới. Tuy nhiên ý định người viết nhằm trình bày ý kiến cá nhân về việc thực hiện một số hồ sơ quản lý học sinh của trường phổ thông. Đọc hết bài, bạn đọc sẽ thấy những chi tiết cần thiết và nhiều điều thú vị.
Các ý kíến chỉ để bạn đọc tham khảo, không mang giá trị hướng dẫn vì chỉ những người có thẩm quyền của ngành mới hướng dẫn việc thực hiện.
Xin cảm ơn bạn đọc.
* * *
Nhiệm vụ quản lý học sinh (HS) của trường phổ thông có thể phân thành hai lĩnh vực: quản lý số lượng và quản lý chất lượng. Tùy theo nội dung quản lý của mỗi lĩnh vực, nhà trường phải thực hiện những loại hồ sơ phục vụ cho yêu cầu quản lý HS.
Để quản lý chặt chẽ số lượng HS thuộc địa bàn trách nhiệm, nhà trường phải thực hiện các loại hồ sơ như hồ sơ huy động HS vào trường, đặc biệt HS đầu cấp học; vận động HS bỏ học trở lại trường; hồ sơ HS bỏ học giữa chừng; hồ sơ HS chuyển đi, chuyển đến, lên lớp, lưu ban, rèn luyện trong kỳ nghỉ hè... Mỗi loại hồ sơ có kèm chứng từ theo quy định. Bên cạnh đó còn phải ghi nhận và lưu trữ đầy đủ những chi tiết về quá trình học tập của HS trong thời gian các em học tại trường trong suốt một khóa học vào các hồ sơ liên quan.
Về quản lý chất lượng, nhà trường phải thực hiện nhiều loại hồ sơ liên quan đến hoạt động dạy-học và các hoạt động khác được tổ chức trong và ngoài trường theo yêu cầu nhiệm vụ của từng năm học.
Bài viết này chỉ trình bày những vấn đề liên quan đến việc thực hiện một số hồ sơ quản lý HS tạm gọi là quản lý về mặt số lượng. Ý kiến người viết chỉ là ý kiến cá nhân để bạn đọc tham khảo.
Có thể nêu những loại hồ sơ sổ sách, chứng từ liên quan như sau:
- Sổ đăng bộ.
- Sổ phổ cập giáo dục.
- Sổ theo dõi tình hình HS bỏ học (Điều lệ nhà trường không nêu nhưng các trường thực hiện theo yêu cầu của ngành). Chứng từ về HS bỏ học.
- Sổ theo dõi kết quả kiểm tra, đánh giá HS (tiểu học).
- Sổ gọi tên và ghi điểm (trung học).
- Học bạ của HS.
- Sổ chủ nhiệm (đối với giáo viên làm công tác chủ nhiệm lớp).
- Sổ theo dõi HS chuyển đi kèm chứng từ chuyển đi.
- Sổ theo dõi HS chuyển đến kèm chứng từ chuyển đến.
- Sổ ghi đầu bài (trung học).
- Sổ cấp văn bằng tốt nghiệp (trung học).
- Sổ cấp Giấy chứng nhận hoàn thành chương trình các lớp ở cấp Trung học phổ thông.
Những chứng từ liên quan:
- Hồ sơ nhập học của HS lớp 1 (trường tiểu học).
- Hồ sơ tuyển sinh vào lớp 6 (trường trung học cơ sở).
- Hồ sơ tuyển sinh vào lớp 10 (trường trung học phổ thông).
- Hồ sơ xét hoàn thành chương trình tiểu học (thực hiện theo đối tượng quy định).
- Hồ sơ xét công nhận tốt nghiệp trung học cơ sở (trường trung học cơ sở).
- Kết quả Tốt nghiệp trung học phổ thông (trường trung học phổ thông).
- Các Biên bản họp xét hạnh kiểm HS (cuối năm học).
- Các Biên bản họp xét lên lớp, lưu ban, thi lại, rèn luyện trong kỳ nghỉ hè.
- Danh sách HS lên lớp; danh sách HS lưu ban; danh sách HS thi lại; danh sách HS rèn luyện hạnh kiểm trong kỳ nghỉ hè nếu có.
- Kết quả thi lại (bài thi lại, bảng điểm…).
- Biên bản họp xếp loại lại sau khi HS đã rèn luyện hạnh kiểm trong kỳ nghỉ hè; sau khi có kết quả thi lại.
- Danh sách HS thi lại được lên lớp và có bổ sung các HS này vào danh sách các lớp của năm học mới.
- Danh sách HS sau thi lại phải lưu ban; HS phải lưu ban sau khi rèn luyện hạnh kiểm trong kỳ nghỉ hè nếu có.
- Danh sách HS bỏ học giữa chừng trong năm học.
- Danh sách HS bỏ học trong hè.
- Danh sách HS có nguy cơ bỏ học (đang học).